5 Tipps für mehr Produktivität – so schaffe ich meinen Alltag

Manchmal habe ich das Gefühl, dass andere Menschen mehr Stunden am Tag zur Verfügung haben. Sie arbeiten, gehen zum Sport, posten Content, haben noch ein Sozialleben – und ich frage mich: Wie machen die das bitte? Vor allem, wenn man wie ich selbstständig ist, ein Baby hat und dazu noch Content für Blog und Social Media produziert.

Viele fragen auch mich, wie ich es schaffe, regelmäßig zu bloggen. Und ganz ehrlich: Ich weiß es manchmal selbst nicht. Es gibt Tage, da läuft alles wie am Schnürchen, und Tage, da bleibt gefühlt die Hälfte liegen. Mehr Produktivität ist kein Zufall – sondern eine Mischung aus Prioritäten, Planung und der Fähigkeit, loszulassen.

Warum Produktivität so schwer ist

Die größte Herausforderung heute ist nicht, dass wir zu wenig Zeit hätten – sondern dass wir uns von allem ablenken lassen. Social Media, WhatsApp, Streaming, Notifications ohne Ende. Selbst wenn wir gerade konzentriert sind, ploppt irgendwo etwas auf, das unsere Aufmerksamkeit zieht.

Dazu kommt der eigene Anspruch. Wir wollen alles perfekt machen. Und am Ende verzetteln wir uns.

Ich habe in den letzten Jahren gelernt: Produktivität bedeutet nicht, ständig im Hustle zu sein. Sondern zu wissen, wann man den Fokus setzt – und wann man bewusst auch mal Pause macht.

Tipp 1: Das große Ziel im Auge behalten

Produktivität beginnt nicht mit einer To-Do-Liste, sondern mit der Frage: Wofür mache ich das überhaupt?

Wenn ich vor der Entscheidung stehe, ob ich abends noch auf eine Party gehe oder daheim bleibe, frage ich mich: Passt das zu meinem „Big Goal“? Mein großes Ziel ist, gesund zu bleiben, meine Arbeit zu schaffen und trotzdem noch Energie für mein Baby zu haben. Klar, da passt eine Party nicht rein – auch wenn ich natürlich nicht immer asketisch lebe.

Mein „Really Big Goal“: meinen Blog erfolgreich führen, spannende Kooperationen umsetzen, reisen, Content produzieren. Diese Vision hilft mir, im Alltag Nein zu sagen. Nicht aus Pflichtgefühl, sondern weil ich weiß, was mir langfristig wichtig ist.

Mein Tipp für dich: Schreib dein „Big Goal“ irgendwo auf. Ein Post-it am Schreibtisch, eine Notiz im Handy. Wenn du Entscheidungen triffst, frag dich: Bringt mich das meinem Ziel näher – oder lenkt es mich nur ab?

Tipp 2: Den Tag durchplanen

Ich liebe To-Do-Listen. Ohne sie wäre mein Alltag pures Chaos. Aber: Sie funktionieren nur, wenn man sie schlau schreibt.

Ich beschränke mich auf die 4–5 wichtigsten Punkte pro Tag. Alles andere ist Bonus. Und ich überlege: Wann bin ich am produktivsten? Morgens habe ich oft mehr Fokus, also erledige ich da meine Schreibarbeiten. Abends, wenn die Müdigkeit einsetzt, bleiben nur noch kleinere Tasks.

2025-Update: digitale Helfer

Früher habe ich mit Zetteln gearbeitet, heute nutze ich digitale Tools:

• Notion für Contentplanung und langfristige Projekte.
• Trello oder Asana, wenn ich mit anderen zusammenarbeite.
• Motion oder Sunsama (KI-Planer), die automatisch meinen Tag strukturieren.

Mein Tipp: Plane realistisch. Lieber weniger auf die Liste setzen und das abhaken – das motiviert mehr, als wenn du am Ende nur siehst, was alles nicht geschafft wurde.

Tipp 3: Zeitsparend arbeiten

Einer meiner größten Produktivitätshacks: Nicht alles machen.

Früher habe ich auf jede Anfrage geantwortet. Auch auf Mails, in denen jemand 3 Postings für eine Handseife wollte. Heute lösche ich sowas sofort. Zeit ist wertvoll – und manche Dinge sind es nicht wert, sie lange zu diskutieren.

Auch beim Arbeiten selbst: Lieber kurz anrufen als 20 Mails hin und her schicken. Ein freundliches Gespräch klärt vieles schneller. Das ist eine super effektive Stressbewältigungsstrategie.

2025-Update: KI nutzen

Heute habe ich ein weiteres Werkzeug: KI-Tools. Ich lasse mir Mails vorformulieren, Blogposts strukturieren, Ideen sortieren. Das spart enorm Zeit – und gibt mir Energie für die Dinge, die nur ich machen kann: meine persönliche Note, mein Storytelling.

Tipp 4: Weniger arbeiten, um mehr zu erreichen

Klingt widersprüchlich, ist aber wissenschaftlich belegt: Je länger du am Stück arbeitest, desto unproduktiver wirst du.

Ich plane Pausen ein. Kurze Spaziergänge, ein Kaffee auf dem Balkon, ein Powernap (mit Baby klappt das manchmal). Die Pomodoro-Technik (25 Minuten Fokus, 5 Minuten Pause) ist auch eine gute Methode.

Ich habe früher Kolleginnen erlebt, die 50+ Stunden pro Woche arbeiteten – aber keiner wusste so recht, was sie eigentlich machten. Mehr Arbeit bedeutet nicht mehr Ergebnis.

Mein Tipp: Mach dir bewusst, wann deine Konzentration nachlässt. Lieber 4 Stunden wirklich fokussiert arbeiten als 10 Stunden vor dem Laptop hängen.

Tipp 5: Gut ist besser als perfekt

Das fällt mir bis heute schwer: Dinge als „gut genug“ abhaken. Aber Perfektionismus ist der größte Feind der Produktivität.

Ich achte auf hochwertige Bilder, guten Text, SEO. Aber ich feile nicht stundenlang an Sätzen, die eh niemandem auffallen. Besser veröffentlicht und nicht perfekt – als perfekt geplant und nie umgesetzt.

Mein Tipp: Frag dich: Ist das, was ich gerade perfektioniere, wirklich entscheidend für den Erfolg – oder halte ich mich nur auf?

Bonus-Tipp 2025: Balance statt Dauer-Hustle

Produktivität ist nicht gleichzusetzen mit „immer mehr schaffen“. Manchmal bedeutet es auch, bewusst Pausen zu machen. Offline sein. Mit meinem Baby Zeit verbringen. Einen Spaziergang durch Adlershof machen, ohne aufs Handy zu schauen.

Denn was bringt die produktivste To-Do-Liste, wenn man dabei komplett ausbrennt?

Fazit

Produktivität ist kein Geheimnis und auch keine Superkraft. Es sind kleine Routinen und Entscheidungen, die den Unterschied machen:

• Das große Ziel im Blick behalten.
• Den Tag klug planen.
• Zeitfresser eliminieren.
• Pausen einbauen.
• Gut statt perfekt.

Und vor allem: Erinner dich daran, dass du nicht alles schaffen musst. Produktivität ist kein Wettbewerb, sondern ein Werkzeug, damit du das Leben leben kannst, das du wirklich willst.